Miksi emme anna tarjousta ilman kartoitusta

Kolme tarjousta ja halvin voittaa on järkevän kuuloinen tapa ostaa, ja monessa hankinnassa se onkin. Malli toimii, kun ostettava asia on määritelty niin tarkasti, että tarjoukset koskevat samaa työtä. Asiantuntijatyössä tuo ehto täyttyy harvoin, koska määrittely on juuri se työ, jota ollaan ostamassa. Silloin tarjouspyyntöön vastaaminen tarkoittaa hinnan antamista asialle, jota kukaan ei ole vielä katsonut. Me emme sitä tee, ja tämä teksti on syy kirjoitettuna auki niin, että voit arvioida sen itse.

Hinta annetaan esitykselle, ei ongelmalle

Pyyntö saapuu harvoin alkuperäisessä muodossaan. Se on kulkenut yrityksen läpi, saanut kategorian ja lopulta nimen, ja nimi osoittaa usein väärään suuntaan. Kun tarjous annetaan suoraan pyynnölle, hinnoitellaan ongelman viimeisin esitys eikä ongelmaa. Tarjous voi olla laskennallisesti täsmällinen ja silti koskea väärää asiaa, ja täsmällisyys vain vaikeuttaa virheen huomaamista.

Tarjouskilpailu ei korjaa tätä, vaan palkitsee siitä. Voittaja on se, joka hinnoitteli pyynnön kirjaimellisimmin ja kysyi vähiten.

Arvauksella on kaksi kohtaloa

Kun toimittaja hinnoittelee tuntemattoman, hän suojaa itsensä jommallakummalla tavalla. Ensimmäinen on riskilisä: hintaan leivotaan pehmuste yllätyksiä varten, ja maksat vakuutuksesta, jonka olemassaoloa kukaan ei kerro. Toinen on alihinnoittelu, ja se on näistä kalliimpi. Huutokauppateoriassa ilmiöllä on nimi, voittajan kirous: kun moni arvaa saman tuntemattoman arvoa, kilpailun voittaa todennäköisimmin se, joka arvasi eniten väärin.¹

Alihinnoiteltu projekti ei jää tappiolliseksi, vaan siitä tulee liiketoimintamalli. Kate haetaan muutostöistä, ja jokainen matkalla paljastuva yllätys on toimittajalle tulonlähde ja sinulle neuvottelu. Riita ei ole tällaisessa mallissa vahinko. Se on sisäänrakennettu ominaisuus, joka odottaa ensimmäistä epäselvää rajausta.

Keskiarvo valehtelee hännästä

Kuinka suuri tuo tuntemattoman riski sitten on? Suurin mitattu aineisto on IT-projekteista: 1 471 projektin otoksessa keskimääräinen budjetin ylitys oli 27 prosenttia, mikä kuulostaa hallittavalta. Olennainen luku on toinen. Joka kuudes projekti ylitti budjettinsa keskimäärin 200 prosentilla.² Riski ei asu keskiarvossa vaan hännässä, ja häntä on paksuimmillaan juuri silloin, kun ongelmaa ei ole määritelty.

Kiinteä hinta ei poista tätä riskiä. Se päättää vain, kuka riskin kantaa ja millä korolla. Diagnoosin ohittava kiinteä hinta tarkoittaa, että joku on ottanut häntäriskin kantaakseen sokkona, ja sokkona kannettu riski hinnoitellaan aina jonnekin.

Järjestys, jossa raha ja tieto kohtaavat

Meidän järjestyksemme on kirjattu palvelusivulle, ja se on kolmiportainen. Ensin maksuton 25 minuutin keskustelu, jonka anatomian avasimme erikseen. Jos suunta löytyy mutta rajaus vaatii oikeaa työtä, seuraava askel on maksullinen rajausvaihe, jonka lopputulos on sinun omaisuuttasi riippumatta siitä, jatkammeko me. Tarjous annetaan vasta, kun tiedetään mitä ollaan korjaamassa, ja se vaiheistetaan niin, että jokaisen vaiheen jälkeen voi lopettaa.

Tässä järjestyksessä on yksi seuraus, joka kannattaa sanoa ääneen: jos kartoitus osoittaa ongelman pyydettyä pienemmäksi, tarjous pienenee mukana. Se ei ole hyväntekeväisyyttä vaan laskelma, jonka aikajänne on pidempi kuin kvartaali. Tarjous, joka annetaan tiedon jälkeen, on lupaus. Sitä ennen se on veikkaus, jonka panokset maksat sinä.

Tarkistuskysymys ostajalle

Sinulle jää yksi kysymys, ja se toimii toimialasta riippumatta: kysyikö tarjoaja jotain, minkä vastausta hän ei tiennyt etukäteen? Jos tarjous syntyi ilman yhtään sellaista kysymystä, tiedät kenen ongelman se hinnoitteli.

Sanoista tehdyksi.

Lähteet

1. Thaler, R. H., “Anomalies: The Winner’s Curse”, Journal of Economic Perspectives, 1988. https://www.aeaweb.org/articles?id=10.1257/jep.2.1.191
2. Flyvbjerg, B. & Budzier, A., “Why Your IT Project May Be Riskier Than You Think”, Harvard Business Review, 2011. Keskimääräinen ylitys 27 %; joka kuudes projekti ylitti budjetin keskimäärin 200 %. https://arxiv.org/abs/1304.0265